Mã vạch GS1 là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin sản phẩm một cách hiệu quả và chuẩn hóa. Để triển khai và áp dụng sử dụng mã vạch GS1 một cách chính xác, các bước cụ thể cần được thực hiện. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về “Các bước để áp dụng sử dụng mã vạch GS1” giúp bạn hiểu rõ và thực hiện quy trình này một cách hiệu quả.

Bước 1: Đăng ký sử dụng Mã vạch GS1

- Khi đăng ký mã vạch doanh nghiệp sẽ có 3 loại là loại 10 số, 9 số, 8 số. Tùy thuộc và số lượng sản phẩm muốn đăng ký, bạn nên chọn loại mã vạch phù hợp.

- Để đăng ký mã vạch sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm: Bản sao chứng thực “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp” đối với doanh nghiệp hoặc “Quyết định thành lập” đối với tổ chức, cơ quan khác; Bản đăng ký mã số mã vạch sản phẩm đã điền đầy đủ thông tin, đại diện theo pháp luật kí tên, đóng dấu (02 bản).

- Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký mã vạch sản phẩm là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) – thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.

Bước 2: Cấp mã số

- Sau 5-7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ và nộp lệ phí, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – GS1 Việt Nam sẽ cấp mã số mã vạch qua email bạn kê khai khi nộp hồ sơ đăng ký. Bạn phải tiếp tục kê khai đầy đủ thông tin về sản phẩm đăng ký mã số mã vạch lên hệ thống của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

-  Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ và các thông tin kê khai hoàn thiện, hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký mã vạch cho đơn vị đăng ký sau đó khoảng 30 ngày làm việc.

Bước 3: Chọn phương pháp in mã vạch

Để bắt đầu, bạn phải quyết định việc sẽ mã hóa thành vạch gì và liệu mã vạch sẽ mang thông tin tĩnh hay động. Một ví dụ về thông tin tĩnh đơn giản là mã số phân định thương phẩm (GTIN) trên hộp ngũ cốc. Một ví dụ về thông tin động là việc in mã số xê-ri lên nhãn sản phẩm.

Nếu mã vạch của bạn chứa thông tin tĩnh và bạn cần một lượng lớn nhãn, bạn nên yêu cầu công ty in ấn nhãn của bạn. Nếu bạn cần một lượng nhỏ nhãn hoặc cần in nhãn với thông tin động, bạn sẽ cần một máy in theo nhu cầu như máy in laser trong văn phòng hoặc máy in truyền nhiệt trong nhà kho của bạn.

Bước 4: Chọn môi trường quét chính

Quy định kĩ thuật về loại, cỡ, điểm đặt và chất lượng mã vạch đều phù thuộc vào nơi mã vạch sẽ được quét.

Có 4 môi trường quét cơ bản cho thương phẩm là:

1. Bao bì sản phẩm được quét tại điểm bán lẻ (POS – point-of-sale)
2. Bao bì sản phẩm được quét trong kênh phân phối nói chung
3. Bao bì sản phẩm được quét tại POS nhưng cũng được quét trong kênh phân phối
4. Các môi trường đặc biệt như việc gán nhãn thiết bị y tế.

Bước 5: Chọn mã vạch

Việc lựa chọn đúng mã vạch là rất quan trọng để kế hoạch thực hiện mã vạch của bạn thành công. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

• Nếu bạn mã hóa bằng mã vạch thương phẩm sẽ được quét tại điểm bán hàng (POS), bạn cần sử dụng mã vạch EAN/UPC.
• Nếu bạn in mã vạch có thông tin thay đổi như số xuất xứ, ngày hết hạn, các số đo, bạn cần sử dụng mã vạch GS1-128, mã vạch giảm diện tích (RSS) hoặc trong các trường hợp đặc biệt là mã vạch ma trận dữ liệu của GS1 hoặc mã vạch có thành phần hỗn hợp.
• Nếu bạn chỉ muốn in mã vạch mã hóa GTIN lên thùng giấy có nếp nhăn, bạn có thể sử dụng mã vạch ITF-14.

Bước 6: Chọn cỡ mã vạch

Sau khi đã xác định đúng loại mã vạch cùng thông tin mà nó mã hóa, giai đoạn thiết kế bắt đầu. Cỡ mã vạch khi thiết kế phụ thuộc vào mã vạch đã xác định, nơi sẽ sử dụng mã vạch và cách in mã vạch như thế nào.

•  Mã vạch EAN/UPC

Mã vạch EAN/UPC khác với mã vạch ITF-14 và GS1-128 vì chúng được quét bằng máy quét đẳng hướng cho bán lẻ. Điều này có nghĩa là mã vạch EAN/UPC có một mối quan hệ cố định giữa độ cao và độ rộng của nó. Khi thay đổi một kích thước thì kích thước khác phải được thay đổi một lượng theo tỷ lệ tương ứng.

Vì mối liên hệ này mà người ta quy định độ cao và độ rộng danh định cho mã vạch EAN/UPC. Phạm vi phóng to, thu nhỏ cho phép từ 80% – 200%. Độ phóng đại của mã vạch EAN/UPC

Tối thiểu (80%)   

Danh định (100%)

Tối đa (200%)

Khi mã vạch EAN/UPC được sử dụng trong logistic (gửi và phân phối hàng) cũng như tại POS, phạm vi cho phép của độ phóng đại được giới hạn trong khoảng từ 150% – 200%. Ví dụ như mã vạch trên thùng carton dùng cho thiết bị lớn (TV hoặc lò vi sóng).

Bước 7: Định dạng phần văn bản của mã vạch

Phần văn bản phía dưới mã vạch rất quan trọng vì nếu mã vạch bị hỏng hay có chất lượng in kém thì phần văn bản sẽ được sử dụng. Nên để đảm bảo thì phần văn bản phía dưới mã vạch nên để font chữ rõ ràng dễ đọc và đúng tỷ lệ với cỡ của mã vạch.

Bước 8: Chọn màu mã vạch

Cách phối hợp màu tốt nhất đối với mã vạch là vạch đen trên nền trắng (các khoảng cách và vùng trống). Nếu bạn muốn sử dụng màu khác, hướng dẫn sau có thể hỗ trợ bạn chọn được cách kết hợp màu thích đáng:

• Các mã vạch GS1 yêu cầu màu tối cho vạch (ví dụ: đen, xanh đậm, nâu đậm hoặc xanh lá cây đậm).
• Các vạch phải luôn đồng màu và không được in theo kiểu chống màu hoặc in "trame" (ví dụ như bát chữ, màn hình, trục lăn).
• Phần nền vùng trống và khoảng trống phải là màu trắng hoặc màu nhạt.
• Các màu "hơi đỏ" cũng có thể được sử dụng cho phần nền. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng màu này có thể gây khó khăn khi đọc, tương tự như việc đọc chữ trên nền đèn đỏ. Điều này cũng đúng đối với các màu tương tự như cam, hồng, vàng nhạt. Do hầu hết các máy quét mã vạch sử dụng nguồn sáng màu đỏ, bạn có thể nhanh chóng nhận thấy tại sao các màu này có thể phù hợp với phần nền nhưng không được sử dụng cho vạch.
• Trong rất nhiều trường hợp, phần nền của vạch không được in. Khi đó, màu phần nền của vạch chính là màu của chất nền mà mã vạch sẽ được in lên. Nếu phần nền của vạch được in trước khi in vạch, phần nền phải được in đồng màu.
• Nếu bạn sử dụng nhiều lớp mực in để tăng tính chặn sáng của phần nền, thì mỗi lớp phải được in đồng màu.
• Nếu bạn sử dụng "trame" mịn để chuyển nhiều mực hơn xuống nền, hãy đảm bảo rằng bản in không bị rỗ do "trame" không phủ kín hết.

Bước 9: Chọn điểm đặt mã vạch

Khi bàn về điểm đặt mã vạch, chúng tôi liên hệ đến điểm đặt mã vạch trên thiết kế. Khi chọn điểm đặt mã vạch, phải cân nhắc tới quá trình đóng gói. Bạn nêntham khảo ý kiến kĩ sư đóng gói để chắc chắn rằng mã vạch không bị che khuất hoặc bị làm hỏng (ví dụ, in lấn vào cạnh thùng, phía sau nếp gấp của thùng, phía sau nắp của bao bì hoặc bị một lớp bao gói khác phủ lên)

Sau khi xác định điểm đặt mã vạch phù hợp, công ty in phải được tư vấn trước khi ấn định hướng mã vạch. Điều này là bởi vì rất nhiều quá trình in yêu cầu mã vạch phải được in theo một hướng đặc thù để phù hợp với chiều của súc giấy hoặc của vải.

Bước 10: Thiết lập kế hoạch chất lượng mã vạch

TCVN 7626 (ISO/IEC 15416) Công nghệ thông tin – Kỹ thuật phân biệt và nhận diện dữ liệu tự động – Yêu cầu kỹ thuật đối với kiểm tra chất lượng in mã vạch – Mã vạch một chiều quy định một phương pháp đánh giá chất lượng mã vạch sau khi in. Máy kiểm tra xác nhận chất lượng mã vạch dựa trên ISO vẫn thực hiện kiểm tra mã vạch nhưng chi tiết hơn ở những nơi có phân cấp chất lượng mã vạch.

GS1 sử dụng phương pháp theo ISO/IEC nhưng có quy định cấp tối thiểu cần thiết cho mọi mã vạch GS1 dựa trên mã vạch nào sẽ được sử dụng, nó được sử dụng ở đâu hoặc số phân biệt ứng dụng nào được mã hóa trong mã vạch. Ngoài cấp tối thiểu, GS1 còn quy định độ rộng lỗ đo và chiều dài bước sóng của máy kiểm tra xác nhận chất lượng mã vạch.

Dịch vụ đăng ký mã số, mã vạch của SBLAW

SBLAW là một công ty luật có chuyên môn về nhiều lĩnh vực, bao gồm cả dịch vụ đăng ký mã số mã vạch. SBLAW cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý đầy đủ về quy trình và thủ tục đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam và quốc tế. Đội ngũ chuyên gia pháp lý tại SBLAW hỗ trợ khách hàng trong việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký, đại diện khách hàng nộp hồ sơ, nhận kết quả, hướng dẫn khách hàng kê khai mã vạch trên hệ thống online của tổng cục và tư vấn các vấn đề phát sinh cho khách hàng trong quá trình sử dụng mã vạch.

Dịch vụ của SBLAW trong lĩnh vực đăng ký mã số mã vạch được xây dựng dựa trên sự chuyên nghiệp và hiểu biết sâu rộng về luật pháp Việt Nam. Doạnh nghiệp có nhu cầu đăng ký mã số mã vạch vui lòng liên hệ tư vấn theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY LUẬT TNHH SB LAW
🌎Tầng 3, Toà nhà Kinh Đô, Số 292 Tây Sơn, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội.
🌎Tầng 6, PDD Building, Số 162 đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TP Hồ Chí Minh
📞Hotline: 0904340664
🌐Website: https://vi.sblaw.vn/
🌐Zalo OA: h𝒕𝒕𝒑𝒔://𝒛𝒂𝒍𝒐.𝒎𝒆/𝒂𝒑𝒑/𝒍𝒊𝒏𝒌/9𝒇𝒔𝒎𝒏𝒚𝒃𝒋𝒓𝒘

» Thủ tục đăng ký mã số mã vạch