Mã số mã vạch phân định các sản phẩm hàng hóa Việt Nam thường có dạng như sau: 893MMMMMMXXXC. Theo đó, mã vạch nước ngoài là mã vạch không bắt đầu bằng 3 con số 893, tức là mã vạch tương ứng với quốc gia khác không phải Việt Nam. Ở thời điểm hiện tại, chưa có bất kỳ một văn bản pháp luật nào quy định cụ thể về khái niệm đăng ký mã vạch nước ngoài. Vậy có thể hiểu đăng ký mã vạch nước ngoài là việc cá nhân, tổ chức xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã vạch nước ngoài.

Việc sử dụng mã số, mã vạch của các đối tác nước ngoài tạo thuận lợi cho hàng hóa của Việt Nam trong việc xuất khẩu. Tuy nhiên, thực trạng vẫn có một số trường hợp doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch nước ngoài mà không thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng mã vạch nước ngoài. Thậm chí đã có phản ánh từ những tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài, dẫn đến nguy cơ hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam gặp khó khăn tại các thị trường quốc tế.

 Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký sử dụng mã số mã vạch nước ngoài bao gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị xác nhận sử dụng mã số mã vạch nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số mã vạch theo quy định;
• Đối với xác nhận sử dụng mã số mã vạch nước ngoài: Bản sao bằng chứng phía đối tác nước ngoài ủy quyền cho tổ chức được quyền sử dụng mã số, mã vạch dưới hình thức thư, hợp đồng ủy quyền, bằng chứng chứng minh đơn vị ủy quyền sở hữu hợp pháp mã số ủy quyền, danh Mục sản phẩm tương ứng với mã ủy quyền...;
• Đối với xác nhận ủy quyền sử dụng mã số mã vạch: Bản sao hợp đồng hoặc thư ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch kèm danh Mục sản phẩm tương ứng mã số ủy quyền.

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch nước ngoài

- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để đăng ký sử dụng mã số mã vạch.

- Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

- Bước 3: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch.

- Bước 4: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng Mã số mã vạch nếu hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp, hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ hướng dẫn cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung để hoàn thiện hồ sơ.

- Bước 5: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch hướng dẫn sử dụng Mã số mã vạch.

Thời gian đăng ký sử dụng mã số mã vạch

Trường hợp hồ sơ đăng ký mã số, mã vạch hợp lệ, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp giấy xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch cho tổ chức theo quy định tại mẫu số 17 và mẫu số 18 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP.

Trường hợp hồ sơ đăng ký mã vạch nước ngoài không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung.

Phí đăng ký mã số mã vạch nước ngoài

Khi nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã vạch nước ngoài, cần nộp đồng thời phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài. Cụ thể mức phí này như sau: