Tình huống: Chúng tôi là Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng A – doanh nghiệp chuyên nhập khẩu và phân phối vật liệu xây dựng. Hiện tại, công ty tôi đang chuẩn bị đưa ra thị trường một dòng sản phẩm gạch ốp lát cao cấp nhập khẩu từ nước ngoài. Theo lời khuyên từ người thân tôi, để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, chúng tôi muốn thực hiện thủ tục công bố hợp chuẩn cho sản phẩm này. Vậy, tôi muốn hỏi Luật sư về công bố hợp chuẩn là gì? Những trình tự, thủ tục cũng như các loại hồ sơ về việc công bố hợp chuẩn vật liệu sản phẩm được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Tổng quan về Công bố hợp chuẩn
Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN quy định: “Công bố hợp chuẩn là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng.”
Điều 7 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN nêu nguyên tắc áp dụng của công bố hợp chuẩn như sau:
- Đối tượng của công bố hợp chuẩn là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường được quy định trong tiêu chuẩn tương ứng.
- Là hoạt động tự nguyện.
- Việc công bố phù hợp tiêu chuẩn tương ứng dựa trên 02 cơ sở:
- Kết quả chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận đã đăng ký thực hiện; hoặc
- Kết quả tự đánh giá sự phù hợp của tổ chức công bố hợp chuẩn.
- Việc thử nghiệm phục vụ đánh giá hợp chuẩn phải được thực hiện tại tổ chức thử nghiệm đã đăng ký.
Cơ sở pháp lý: Khoản 1 Điều 3 và Điều 7 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN
2. Hồ sơ đăng ký
Theo Điều 9 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, tổ chức công bố hợp chuẩn lập 02 bộ hồ sơ, trong đó:
- 01 bộ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tại địa phương;
- 01 bộ lưu giữ tại tổ chức.
Tuỳ theo cơ sở đánh giá hợp chuẩn, hồ sơ gồm:
- Trường hợp dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận đã đăng ký (bên thứ ba), hồ sơ gồm:
- Bản công bố hợp chuẩn (theo Mẫu 2. CBHC/HQ tại Phụ lục III – Thông tư 28/2012/TT-BKHCN);
- Bản sao y bản chính giấy tờ chứng minh về việc thực hiện sản xuất, kinh doanh của tổ chức công bố hợp chuẩn (Giấy đăng ký doanh nghiệp/Giấy đăng ký kinh doanh);
- Bản sao y bản chính tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố;
- Bản sao y bản chính Giấy chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp kèm theo mẫu dấu hợp chuẩn.
Lưu ý: Trong quá trình xem xét hồ sơ, nếu cần thiết sẽ xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có chứng thực.
- Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức sản xuất, kinh doanh (bên thứ nhất), hồ sơ gồm:
- Bản công bố hợp chuẩn (theo Mẫu 2. CBHC/HQ tại Phụ lục III – Thông tư 28/2012/TT-BKHCN);
- Bản sao y bản chính giấy tờ chứng minh về việc thực hiện sản xuất, kinh doanh của tổ chức công bố hợp chuẩn (Giấy đăng ký doanh nghiệp);
- Bản sao y bản chính tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố;
- Xét trường hợp tổ chức công bố hợp chuẩn chưa được/đã được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP…):
- Chưa được cấp giấy chứng nhận: phải có quy trình sản xuất kèm theo kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng, áp dụng (theo Mẫu 1. KHKSCL – Phụ lục III Thông tư 28/2012/TT-BKHCN) và kế hoạch giám sát hệ thống quản lý;
- Đã được cấp giấy chứng nhận: phải có bản sao y bản chính Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý còn hiệu lực;
- Báo cáo đánh giá hợp chuẩn (theo Mẫu 5. BCĐG – Phụ lục III Thông tư 28/2012/BKHCN) kèm theo bản sao y bản chính Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ công bố hợp chuẩn của tổ chức thử nghiệm đã đăng ký.
Lưu ý: Trong quá trình xem xét hồ sơ, nếu cần thiết sẽ xem xét, đối chiếu với bản gốc hoặc yêu cầu bổ sung bản sao có chứng thực.
Cơ sở pháp lý: Điều 9 Thông tư 28/2012/BKHCN
3. Trình tự công bố hợp chuẩn
Theo Điều 8 Thông tư 28/2012/BKHCN, trình tự công bố hợp chuẩn sẽ được thực hiện như sau
Bước 1: Đánh giá sự phù hợp đối tượng của công bố hợp chuẩn với tiêu chuẩn tương ứng (“đánh giá hợp chuẩn”)
- Thực hiện bởi:
- Tổ chức chứng nhận đã đăng ký (bên thứ ba); hoặc
- Tổ chức công bố hợp chuẩn (bên thứ nhất) thực hiện.
- Việc đánh giá hợp chuẩn được thực hiện theo phương thức đánh giá sự phù hợp, quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
- Kết quả đánh giá là cơ sở cho việc lập hồ sơ công bố.
Cơ sở pháp lý: Khoản 1 Điều 6 Thông tư 28/2012/BKHCN
Bước 2: Đăng ký hồ sơ công bố hợp chuẩn tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức sản xuất đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh (sau đây viết tắt là Chi cục).
4. Xử lý hồ sơ công bố hợp chuẩn
Tại Điều 10 Thông tư 28/2012/BKHCN, sau khi đăng ký hồ sơ công bố hợp chuẩn tại Chi cục:
- Nếu hồ sơ không đầy đủ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp chuẩn, Doanh nghiệp sẽ nhận thông báo bằng văn bản đề nghị bổ sung các loại giấy tờ tới tổ chức công bố hợp chuẩn từ Chi cục.
Sau thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày Chi cục gửi văn bản đề nghị mà Doanh nghiệp cần bổ sung hồ sơ công bố hợp chuẩn đầy đủ theo quy định, Chi cục có quyền hủy bỏ việc xử lý đối với hồ sơ này.
- Nếu hồ sơ đầy đủ: Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp chuẩn, Chi cục phải tổ chức kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ công bố hợp chuẩn để xử lý như sau:
- Hồ sơ công bố hợp chuẩn đầy đủ và hợp lệ: Doanh nghiệp nhận thông báo tiếp nhận hồ sơ
- Hồ sơ công bố hợp chuẩn đầy đủ nhưng không hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận thông báo bằng văn bản cho về lý do từ chối
Cơ sở pháp lý: Điều 8 và 10 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN
