Tuy nhiên, trên thực tế khi tranh chấp xảy ra, nhiều trường hợp rất khó chứng minh hoặc khó tìm ra chứng cứ chứng tỏ rằng ai là người đầu tiên sáng tạo ra phần mềm đó. Để tránh nguy cơ đó, pháp luật khuyến khích các tác giả đem tác phẩm đi đăng ký nhằm tạo cho tác giả bằng chứng về việc sáng tạo và đồng thời đẩy nghĩa vụ chứng minh ngược lại cho tất cả các cá nhân, tổ chức khác khi xảy ra tranh chấp. Để làm thủ tục yêu cầu đăng ký bản quyền, anh phải chuẩn bị các tài liệu sau:

 - Đơn xin cấp giấy chứng nhận bản quyền tác giả (theo mẫu).

Đơn xin cấp giấy chứng nhận bản quyền tác giả phải được viết bằng tiếng Việt và do chính tác giả, chủ sở hữu tác phẩm hoặc người được ủy quyền nộp đơn ký tên. Nếu pháp nhân nộp đơn thì phải ký tên đóng dấu theo quy định.

- Tác phẩm đăng ký quyền tác giả, quyền sở hữu tác phẩm, 2 bản.

Đối với những tác phẩm có đặc thù riêng như tranh, tượng, tượng đài, phù điêu, tranh hoành tráng gắn với công trình kiến trúc và những loại hình tương tự, tác phẩm trong hồ sơ đăng ký là bản thiết kế, phác thảo hoặc ảnh chụp (đen trắng) thể hiện đầy đủ ý tưởng sáng tạo.

- Giấy tờ tùy thân (CMT, hộ chiếu) của người đến nộp hồ sơ.

Ngoài các giấy tờ quy định trên, nếu người nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận bản quyền tác giả là người được ủy quyền; chủ sở hữu tác phẩm không đồng thời là tác giả thì phải có giấy tờ chứng minh mình là chủ sở hữu hợp pháp. Các giấy tờ này nếu bằng tiếng nước ngoài thì phải kèm theo bản dịch tiếng Việt có dấu công chứng nhà nước.